Tổng đài ảo là gì? Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Lĩnh vực tổng đài đang trong quá trình số hóa và sự xuất hiện của các tổng đài ảo ngày càng phổ biến, thay thế cho tổng đài truyền thống. Tất cả các cuộc gọi đều được thực hiện thông qua kết nối Internet với chất lượng cao hơn. Vậy chính xác thì tổng đài ảo là gì? Tính năng và lợi ích của tổng đài ảo là gì? Cùng Vbee tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Tổng đài ảo là gì?

Để hiểu tổng đài ảo là gì? Về cơ bản tổng đài ảo là một hệ thống liên lạc tiên tiến cho phép thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua Internet bằng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Hệ thống này giúp các doanh nghiệp có thể quản lý cuộc gọi của mình từ máy tính, điện thoại cố định hoặc điện thoại di động từ mọi nơi.

Tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet để có thể kết nối với tất cả mọi người ở tất cả các địa điểm thông qua tổng đài ảo. Công nghệ này mang lại khả năng mở rộng cho doanh nghiệp với các tiện ích mở rộng tùy thích mà không cần phải đầu tư vào thiết bị hoặc bảo trì.

Tính năng nổi bật của tổng đài ảo là gì?

Chuyển hướng cuộc gọi

Tính năng này trong tổng đài ảo được sử dụng để chuyển tiếp cuộc gọi của người dùng đến đúng bộ phận mà họ muốn nhận trợ giúp.

Xếp hàng cuộc gọi (Call Queuing)

Tính năng này hữu ích trong trường hợp khi có lượng lớn các cuộc gọi đến. Để đảm bảo rằng tổng đài viên có thể trả lời tất cả các cuộc gọi trong thời gian ngắn hơn, tính năng xếp hàng cuộc gọi giúp khách hàng ở trạng thái chờ cho đến khi có tổng đài viên hỗ trợ

Để làm cho trải nghiệm này trở nên liền mạch, doanh nghiệp cũng có thể cung cấp cho khách hàng về các thông tin các ưu đãi, thông tin sản phẩm hoặc nhạc chờ trong khi họ chờ đợi.

IVR

Hệ thống IVR (Interactive voice response) tiên tiến hỗ trợ bộ phận khách hàng xử lý các truy vấn của khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng thiết kế các luồng tùy chỉnh để thúc đẩy các hành động được khách hàng lựa chọn.​

Cách thức hoạt động của tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên việc sử dụng VoIP (Voice over Internet Protocol). Khi một cuộc gọi được thực hiện trên tổng đài ảo, đầu ra analog của giọng nói người dùng sẽ được hệ thống chuyển đổi thành một chuỗi kỹ thuật số.

Các chuỗi này được chuyển lên đám mây, sau đó được chuyển đến người được gọi. Tại thời điểm này, chuỗi kỹ thuật số được chuyển đổi trở lại thành âm thanh analog của giọng nói người gọi.

Lợi ích của tổng đài ảo là gì?

So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, đặc biệt là trong việc cải thiện dịch vụ khách hàng.

1. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng được định hình là nhân tố quan trọng để một doanh nghiệp phát triển. Việc bỏ lỡ các cuộc gọi của khách hàng có thể gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tổng đài ảo được thiết kế nhằm mục đích cung cấp kết nối 24/7. Chỉ cần thiết bị được kết nối với Internet và bạn có thể vận hành tổng đài ảo bất kể lúc nào và ở bất cứ nơi đâu.

2. Giải pháp hiệu quả về chi phí

Chi phí lắp đặt hệ thống tổng đài truyền thống khá tốn kém. Ngoài các thiết bị và phần cứng, doanh nghiệp còn phải chi trả khá nhiều tiền cho việc bảo trì. Việc chuyển sang sử dụng tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí về lâu dài, đặc biệt là doanh nghiệp liên quan đến các cuộc gọi đường dài và quốc tế.

Điều này là do nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống, phía doanh nghiệp chỉ cần thanh toán một khoản phí cố định hàng tháng. Bên cạnh đó một số tổng đài ảo được tích hợp các tính năng như chuyển cuộc gọi, IVR (Phản Hồi Tương Tác Giọng Nói) và giám sát cuộc gọi.

3. Chất lượng cuộc gọi cao

Cùng với sự phát triển của Internet và sự xuất hiện của các kết nối mạng tốc độ cao, chất lượng cuộc gọi tổng đài ảo giờ đây tốt hơn nhiều so với chất lượng của tổng đài truyền thống. Trên thực tế, tổng đài ảo yêu cầu băng thông ít hơn tới 10 lần so với điện thoại tiêu chuẩn.

4. Thời gian hoạt động tối đa

Vì tổng đài truyền thống hoạt động dựa trên đường line để liên lạc nên có thể xảy ra các tình trạng như làm gián đoạn cuộc gọi do đường dây hỏng,….Mặt khác, tổng đài ảo hoạt động dựa trên kết nối Internet nên tình trạng này không còn là vấn đề nữa.

Chỉ trong trường hợp nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thực hiện nâng cấp hệ thống, người dùng mới gặp tình trạng bị sụt giảm kết nối.

5. Tích hợp dịch vụ/công cụ của bên thứ ba

Phần lớn các giải pháp tổng đài ảo hiện nay đều hỗ trợ và cho phép người dùng tích hợp các công cụ và phần mềm của bên thứ 3 để tạo ra hệ thống toàn diện, dễ truy cập và quản lý.

6. Khả năng mở rộng theo yêu cầu

Tổng đài ảo cung cấp khả năng mở rộng hoặc giảm số lượng máy nhánh dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp hoặc số lượng cuộc gọi trong những ngày cụ thể.

7. Truy cập trên mọi thiết bị

Miễn là thiết bị có kết nối Internet, người dùng có thể truy cập tổng đài ảo mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị để quản lý các cuộc gọi, chi phí hàng tháng, chiến dịch, dữ liệu khách hàng và nhiều hơn thế nữa.

Đột phá trong trải nghiệm khách hàng với tổng đài ảo Vbee AICall

Ứng dụng các công nghệ Text to speech, Speech To Text và AI Conversation, Vbee mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tổng đài ảo AICall Cloud có khả năng tự động tương tác trực tiếp với khách hàng như con người. Doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp hoặc tích hợp vào hệ thống có sẵn.

Điểm vượt trội của Vbee AICall Cloud là khả năng chuyển hóa IVR nói chuyện và tương tác với khách hàng bằng ngôn ngữ tự nhiên giống con người, hiểu ngữ cảnh và phản hồi cá nhân hoá theo từng khách hàng. Điều này mang lại cho khách hàng trải nghiệm cá nhân hoá nhiều hơn.

Với các chiến thuật gọi thông minh, người dùng có thể lựa chọn đầu số phù hợp, thứ tự gọi và thời gian gọi tối ưu nhằm đạt được hiệu quả về tỉ lệ tiếp cận và hiệu quả kinh doanh cho khách hàng. Khả năng tạo chiến dịch và kịch bản cá nhân hoá theo nhu cầu với các bước trực quan, dễ hiểu và nhanh chóng đạt được mục tiêu cần thực hiện.

Bên cạnh đó Vbee AICall Cloud cũng cho phép người dùng cập nhật và theo dõi liên tục các chỉ số thời gian thực trong suốt quá trình thực hiện chiến dịch nhằm theo dõi tính hiệu quả và có thể triển khai các giải pháp kịp thời. Đồng thời cung cấp báo cáo đầy đủ và trực quan để người dùng nắm được quá trình thực hiện cũng như hiệu quả của chiến dịch theo từng nghiệp vụ.

Như vậy bài viết trên đây Vbee vừa chia sẻ cho bạn các thông tin liên quan đến tổng đài ảo là gì? Tính năng nổi  bật và lợi ích của tổng đài ảo là gì? Ngoài ra bạn đọc có thể tham khảo thêm một số bài viết đã có để tìm hiểu thêm Chatbot là gì nhé.

Xem thêm:

• 5 công cụ Content AI tốt nhất 2023 cho dân marketing
• Text To Voice là gì? Tìm hiểu công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói
• AI Voice là gì? Lợi ích của công nghệ AI Voice cho doanh nghiệp
• Cách sử dụng callbot hiệu quả với Vbee AI Callbot
• Trí tuệ nhân tạo AI là gì? 5 sự thật thú vị về trí tuệ nhân tạo AI